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 Con
miras a la digitalización y actualización de la
documentación que reposa en los archivos del TE, unos 45
funcionarios participaron los días 6 y 8 de julio, del
seminario taller sobre “Tabla de Retención Documental (TRD),
Sistema de Clasificación de Archivo y Valoración
Documental”, para lograr un trabajo eficiente, eficaz y
uniforme.
La Tabla de Retención Documental (TRD), es una herramienta
fundamentada en la estructura orgánica del TE, la cual debe
estar apoyada en el inventario de los archivos de oficina,
con el fin de identificar series documentales y definir los
períodos de retención, conservación o eliminación, según las
necesidades administrativas y las disposiciones legales.
El día 6,
el seminario de capacitación fue dictado por la jefe de la
Unidad de Gestión Documental y Archivo (UGDA) del TE, Licda.
Rosana De Mello. Igualmente el día 8 las Lcdas. Arlene Lau y
Giselle Álvarez de la Autoridad del Canal de Panamá (ACP),
Asistentes Administrativa de la Unidad de Administración de
Información y Archivos, brindaron asesoramiento dando
seguimiento a un intercambio de experiencias iniciado el
pasado año.
La Licda. De Mello, manifiesta que una vez capacitado el
personal, se actualizará la TRD. Terminada esta tarea se
presentará en Sala de Acuerdos, para su aprobación. Con la
nueva TRD del TE, quedarán establecidas las series
documentales a digitalizar, como también el tiempo de
retención y el destino final del documento (descarte o
conservación).
Entre los temas tratados en el curso figuran: información
pública, valoración de la información, documento de archivo,
objetivo de archivo, características de los documentos,
sistema de clasificación, ciclo de vida documental, unidades
de archivo, valoración documental: Primarios
(administrativo, legal o jurídico, contable o fiscal) y
Secundarios (histórico, cultural o científico); plazos de
retención, disposición documental entre otros. |
